لم يعد الـSharePoint مجرد منتج من منتجات مايكروسوفت
بل تحول الى تقنية يسعى الجميع لإمتلاكها والتعامل معها, فهو أحد أهم التقنيات
والمنتجات الناجحة في مجالات التشارك والشبكات الداخلية والبوابات الإلكترونية ولا
غنى لأي منشأة عنه في هذه الأيام لكن عندما يأتي الحديث حوله كمنتج متخصص في إدارة
المحتوى فإن الأسئلة تتكرر عن مدى قدرة هذا المنتج على تحقيق متطليات إدارة المحتوى
على مستوى مؤسسة كبيرة وليس على مستوى قسم أو مجموعة من المستخدمين.
ورغم تزعم
النظام وتفوقه على بقية الأنظمة التقليدية العاملة في هذا المجال مؤخراً وفقا
لتقارير شركات الإستشارات إلا أن الخبرة البسيطة التي يتمتع بها SharePoint في هذا
المجال وقلة عدد المنشأت التي قامت بإستخدامه كنظام لإدارة المحتوى على مستوى
العالم جعلت التردد والشكوك والتساؤلات سيدة الموقف ولعل هذا يذكرنا ببدايات هذا
المنتج عندما بدأ ينافس الكبار في مجال البوابات الإلكترونية ثم تفوق عليها
اليوم.
وانتعرف على الإجابة الصحيحة عن تلك التساؤولات علينا أن نخوض في بعض
المزايا التي أضافتها مايكروسوفت على نظامها في إصداره الأخير2010والذي نقله بشكل
كبيرالي مرحلة جديدة كنظام لإدارة المحتوى عما كان عليه الحال في الإصدار السابق
2007 وأهمها:

1- تم إضافة رقم تعريف خاص بكل مستند أو محتوى داخل
النظام Document ID فأصبح لكل مستند داخل SharePoint رقم فريد خاص به يميزه عن غيره
فيسهل من خلاله الوصول له وهذا أحد أساسيات إدارة المحتوى التى كان يفتقدها الـ
SharePoint قبل ذلك, فرقم المستند هو الطريقة التى تمكن من الوصول للمستند من خارج
النظام فيكون له رابط ثابت لا يتغير مهما طال الزمن يمكن تداوله بين المستخدمين
للنظام عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة أخرى بدلاً من نسخه .

2- تمكين مدراء النظام من تعريف أنماط المحتوى وأنواعه
على مستوى النظام ككل وليس على مستوى الموقع site وذللك من خلال نقطة وصول عامة
لأنماط المحتوى Content Type Hub والتي يمكن من خلالها تعريف أنواع المستندات
وخصائصها على مستوى المنشأة ككل بحيث يتم يتم إجبار جميع المستخدمين داخل المنشأة
على التعامل مع تلك الأنماط في جميع المواقع التي يتبع لها نظام SharePoint داخل
المنشأة وهذا لم يكن متوفرا في السابق حيث كان لكل موقع في SharePoint أنماط
المحتوى الخاصة به فتصعب إدارتها على مستوى المؤسسة ككل وبالتالي يصعب وضع سياسة
عامة لجميع المستخدمين في تعاملهم مع المستندات داخل المنشأة وهذا بالطبع يخالف
الهدف الرئيسي من وجود نظام لإدارة المحتوى والمتمثل بوضع السياسات العامة لإدارة
المستندات والوثائق داخل المنشأة.

3- حصر المصطلحات والكلمات المفتاحية التي يستخدمها
المستخدمون للنظام في وصفهم لمستنداتهم أثناء العمل عليها بما يتم تعريفه على مستوى
النظام ككل فلا تُترك الحرية للمستخدمين لإضافة ما يشاءون على مستنداتهم التي
يعملون عليها وذلك من خلال إضافة أداة Managed Metadata لتعريف جميع المصطلحات
والكلمات المفتاحية والتصنيفات على مستوى المنشأة ليستخدمها مستخدموا النظام في
تعريفهم للمحتوى الذي يقومون بإضافته سواء من خلال الكلمات المفتاحية أو علامات
العريف tags أو قوائم الإختيار ونحوها مما يسهل عملية تصنيف المحتوى وتضمينه ضمن
سياسة المحتوى داخل المنشأة.

4- تسهيل عملية حفظ المحتوى داخل مستودع البيانات وفي
المكان المناسب بشكل آلي وفقا لقواعد وقوانين يتم تعريفها على مستوى النظام
والمنشأة ككل فيقلل الأخطاء البشرية في إضافة مستند معين لمكان ما داخل النظام.
ويتم ذلك من خلال منظم المحتوى Content Organizer والذي تم إضافته في الإصدار
الأخير ليعمل على تمكين مدراء النظام من زوضع القوانين المناسبة التي تمكن من توجيه
المستند بمجرد دخوله للنظام لمكان محدد داخل هيكلية المحتوى ويضع عليه قوانين
السرية المناسبة وتوجيهه لمكان معين أو لمستخدم محدد أو ربطه مع خط سير عمل
Workflow محدد وكل ذلك يتم وفقا لنوع المستند وبيانات التعريف والسياسات المرفقة
به.

5- تطوير إمكانيات إدارة السجلات في النظام Record
management حيث لم تعد إمكانية تحويل مستند الى سجل خاصة بمركز السجلات Record
Center فقط كما كان الحال سابقاً بل سيتمكن أي مستخدم من تحويل أي مستند داخل
النظام الى سجل وهو في مكانه in place Record إما مباشرة أو من خلال منظم المحتوى.


6- يمكن للنظام الآن دعم المستندات المركبة Compound
Document أو الإفتراضية من خلال خاصية مجموعات المستندات المركبة Documents Set
والتي تم إضافتها في الإصدار الأخير حيث تمكن هذه الخاصية المستخدمين من التعامل مع
مجموعة مختلفة من المستندات ككيان واحد بربطها مع بعضها البعض كمستند إفتراضي كما
هو الحال مع فصول الكتاب أو ملف الموظف أو سجل المريض. لاحظ أن تلك المستندات قد
تكون بأشكال مختلفة حسب الحاجة.
7- البحث حيث أضافات مايكروسوفت محرك البحث FAST كخيار
إضافي للنظام والذي يوفر إمكانيات بحث هائلة لنظام SharePoint مرتبطة أساساً
بالمحتوى والحجم الضخم من البيانات كما تمكن النستخدمين من حفظ نتائج البحث والبحث
في نتائج البحث والبحث في مستودعات أخرى للبيانات Federation والفهرسة المتقدمة
وغيرها من الإمكانيات.
ورغم كل تلك الإضافات الا أن SharePoint بحاجة الى وقت
ليثبت قدرته على إدارة المحتوى على مستوى المؤسسة أو المنشأة ككل خصوصاً الكبيرة
منها وليس على مستوي قسم فيها هذا عدا عن بعض النواقص التي ما زالت بحاجة الى طرف
ثالث لإستكمالها لتكتمل الصورة وأهمها:

1- لا يوفر النظام أدوات متطورة لأتمتة العلميات فرغم
العدد الكبير من التحسينات التي تم إضافتها الى أدوات سير العمل في النظام إلا أنها
لم ترقى الى أن تكون نظاماً متطوراً لأتمتة الأعمال المتعلقة بالمحتوى وما زالت
بحاجة الى أنظمة أخرى لإستكمال ذلك النقص.وتوفر كل من شركتي EMC و KnowledgeLake
أكثر المنتجات شهرة في هذا المجال.

2- لا يوفر النظام أسلوباًً فعالاً للمسح الضوئي
وتحويل الوثائق الورقية إلي إلكترونية ويحتاج الى التكامل مع برامج أخرى في هذا
المجال والحقيقة أن جميع منتجات الإدخال الكمي Capturing المتوفرة في السوق اليوم
توفر دعماً قوياً لنظام SharePoint ليكمل ذلك النقص كـمنتجات Captiva و Kofax


3- لا يدعم النظام حتى الأن الأرشفة الإلكرونية
بمعناها الحقيقي فبالإضافة الى نقص أدوات المسح الضوئي فإن النظام لا يعتبر معتمداً
كنظام لإدارة السجلات وفقاً لمعايير وزارة الدفاع الأمريكية DoD كما هو الحال مع
الأنظمة الأخري كما يعاني من عدم قدرته على التعامل مع وسائل التخزين طويلة الأمد
إلا من خلال طرف ثالث. وقد وفرت أطراف ثاثة كـ EMC أدوات تساعد على سد ذلك النقص كـ
نظام السجلات الإلكتروينة Documentum ERM ونظام الأرشفة SourceOne إصافة الى ما
توفره شركة KnowledgeLake من أدوات لإدارة السجلات متكاملة مع SharePoint.

4- لا يوفر النظام الدعم لجميع أنواع المستندات فهو
يدعم فقط ملفات مايكروسوفت أوفيس وصيغ PDF والصور بينما لا يوفر دعما لملفات
AutoCAD أو ملفات الفيديو كبيرة الحجم ونحو ذلك ويحتاج الى التكامل مع أحد الأنظمة
التقليدية المتخصصة بإدارة المحتوى كـ Documentum, FileNet, ORALCE

5- لاحظ أن النظام لا يعمل إلا على بيئة Windows
وبالتالي لا يمكنه العمل مع أنظمة تشغيل أخرى قد تكون مستخدمة في المنشأت الكبيرة
مما يعني عدم قدرة تلك المنشأت على إستخدام SharePoint كنظام رئيسي لإدارة المحتوى
لكن يمكن في هذه الحالة الإعتماد عليه كأداة للتشارك وكبوابة إلكترونية.

6- إن المرونة العالية التي يتمتع بها SharePoint تضيف
عبئا جديدا لمن يستخدمه فهي تتطلب وضع قواعد وقوانين صارمة لتتحكم بتصرفات
المستخدمين والتعديلات التي قد يقومون بها وما يضيفونه من محتوى أثناء عملهم على
النظام. وهذا يعني تكلفة أعلى في تطبيق النظام وتشغيله.

والحقيقة أن SharePoint قد أسس لنوع جديد من الأنظمة
يجمع في طياته البوابات الإلكترونية Portals وأدوات التشارك Web 2.0 وأنظمة إدارة
المحتوىECM في مكان واحد وهو ما تعمل عليه الكثير من الشركات في الوقت الحالي
كـأوراكل و EMC و OpenText
وعليه فإن إستخدام نظام SharePoint كنظام لإدارة
المحتوى يمكن أن يتم وفقاً لواحدة من الصور التالية:
1- إستخدامه كنظام متكامل
لإدارة المحتوى وهذا يصلح فقط لتلبية الإحتياجات الأساسية لإدارة المحتوى أياً كان
حجم المنشأة فالمتطلبات والمشاكل التي سيحلها النظام هي الأساس في ذلك وليس حجم
المنشأة
2- إستخدامه كنظام لإدارة المحتوى مع تكامله مع أنظمة أخرى لإستكمال
النقص سواء في الأرشفة الإلكتروتية أو إدارة الوسائط المتعددة أو الإدخال الكمي
وهذا الخيار ملائم جداً للمنشأت الكبرى
3- إستخدامه كبوابة إلكترونية وأداة
للتشارك فقط مع تكاملة مع نظام أخر لإدارة المحتوى فيكون SharePoint هو فقط واجهة
الإستخدام لذلك النظام الذي سيتم إستخدامه.

ومهما كانت طريقة إستخدامه فإن SharePoint سيصبح في
المستقبل القريب تقنية أكثر منه منتجاً تجارياً ولن يستطيع أحد الفلات منه.