إذا كنت تقرأ مقال اليوم فأنت بالتأكيد كنت في طريقك للبحث عن أفضل الأدوات لإدارة مشروعك. أعلم أنه من الصعب العثور على الأداة التي تلبي كل الاحتياجات اللازمة لفريقك. بل في بعض الأحيان يكون الأمر أشبه بالبحث عن مسلسل مناسب لمشاهدته قبل اللجوء إلى إعادة مشاهدة Friends مرة أخرى. قد يكون اختيار الأداة المناسبة أمرًا صعبًا ربما لأن المؤسسة التي تعمل بها مقاومة للتغير وتتبع الأساليب التقليدية، أو قد يكون هناك الكثير من العناصر داخل المشروع الواحد، الأمر الذي يزيد من صعوبة تتبع تقدم المهام حتى إنجازها تمامًا.

لهذا وضعنا قائمة منظمة لأفضل خمس أدوات لإدارة المشاريع، جنبًا إلى جنب مع أفضل ميزاتها وسلبياتها. بالإضافة إلى بعض المقترحات والخطوات التي يجب عليك اتخاذها للعثور على الأداة المناسبة لفريقك، بالإضافة إلى الميزات المهمة التي تحتاج إلى البحث عنها في أداة إدارة المشروع.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في أدوات إدارة المشاريع؟

قد تنفق كل أموالك على برنامج إدارة مشروع جديد، لتكتشف أنه يحتوي على ثلاث ميزات مفيدة فقط، لذا ما هي السمات التي يجب أن تستخدمها لاكتشاف أفضل أداة لفريقك؟ فيما يلي أهم خمسة جوانب:

1. التواصل والترابط

كيف يمكنك توقع نجاح مشروعك إذا لم تكن على دراية بمدى جودة عمل فريقك معًا. حيث يحدد تعاون الفريق بشكل أساسي ما إذا كانت مشاريعك تفي بالمواعيد النهائية أم لا. لأن العمل الجماعي الفعال هو جوهر كل مشروع. لذا يجب أن يتيح برنامج إدارة المشروع الجيد لفريقك التواصل بسهولة وفعالية. نظرًا لإنهم بحاجة إلى مشاركة الأفكار والآراء بسهولة أو حتى إرفاق ملفات لإنجاز العمل بسرعة

2. التحديثات

يجب عليك اختيار تطبيق إدارة المشاريع الذي يستمر بانتظام في طرح الميزات بشكل دوري، يمكن أن تكون هذه أشياء مثل ميزة wiki المتكاملة، وتطبيق الملاحظات، ومخطط جانت المدمج وغيرهم. إذا لم يكن الأمر كذلك، فستظل عالقًا بأداة من العصر الحجري بينما سيتم تجهيز الآخرين بكل الأدوات الحديثة.

3. التخصيص

تختلف كل شركة عن غيرها. وكل فريق داخلها مختلف عن عيره. كل مشروع لديه تحديات مختلفة. لذا يجب أن يتكيف تطبيق إدارة المشروع الخاص بك مع هذا الواقع. يجب أن تكون كل أدواته  قابلة للتخصيص. يجب أن يكون لديك إمكانية التخصيص على التخطيطات والسمات وطرق العرض ومعالم المشروع وكل شيء.

4. سهولة الاستخدام

إذا كانت أداتك ليست سهلة الاستخدام ، فهي لا تستحق العناء. يمكن أن تمتلك مليون ميزة مختلفة، ولكن إذا لم تكن سهلة الاستخدام، أو سهلة التعلم بالتحديد، فما الهدف؟ سيضيع فريقك ساعات عمل ثمينة في معرفة كيفية استخدامها. تخيل أن: تضييع الوقت في أداة إنتاجية. كم هذا مثير للسخرية؟

5. خارطة طريق المنتج التي تركز على العملاء

تتيح لك برامج إدارة المشاريع الرائعة دائمًا معرفة ما يخبئه المستقبل.على سبيل المثال: يحتوي برنامج إدارة مشروع مجاني مثل ClickUp على خريطة طريق عامة ويسمح أيضًا للمستخدمين بالتصويت للميزة التي يرغبون في رؤيتها بعد ذلك. لذا اختر أفضل أداة برمجية لإدارة المشاريع تتحدى نفسها لتكون أفضل وتتخطى حدود ما هو متوقع.

ClickUp

أداة إدارة المشاريع الأعلى تقييمًا بفضل ميزاتها غير الموجودة في برنامج آخر، بداية من طرق العرض المخصصة التي تستخدم داخل معظم الشركات بالإضافة إلى الأدوات المختلفة التي تناسب الفرق المختلفة. نظرًا لأن معظم أدوات برامج إدارة المشاريع لها نوع واحد فقط من العرض، في الوقت الذي تكون مجبرًا على استخدام أدوات متعددة لجميع أقسام الشركة. هذا يجعل من الصعب للغاية نقل المعلومات المهمة بين الأقسام المختلفة. لهذا يمنحك ClickUp أكثر من 10 طرق عرض مختلفة لمشروعاتك.

• Custom Views
• List view
• Box view
• Me view
• Saving Layouts

مميزات Clickup

• طرق عرض مخصصة مع تخطيطات قابلة للحفظ
• تقارير مفصلة
• أداة لإدارة قوائم المهام والتذكير
• استخدم علبة الوارد كمكان مركزي لتتبع العديد من المشاريع في وقت واحد 
• أداة مخطط جانت لإدارة تبعيات مهمة المشروع
• تتبع الوقت
• يدعم تضمين جداول البيانات الخاصة بك من Google Project و Google Sheets مباشرة في مساحة مشروعك.
• الأتمتة التي يمكنها إنشاء مهام سير عمل تلقائية لأي عملية قابلة للتكرار
• الكثير من عمليات التكامل مع تطبيقات مكالمات الفيديو ومحادثات الفريق والاحتياجات الأخرى.
• تطبيقات قوية للأجهزة المحمولة لنظامي التشغيل iOS و Android

سلبيات Clickup

• لا يوجد صيغة عرض الجدول في تطبيق الهاتف المحمول
• يعمل ClickUp باستمرار على إصلاح أي مشكلات بسيطة، وتحسين تجربة المستخدم وسهولة استخدام النظام الأساسي، وإضافة المزيد من الأدوات بناءً على اقتراحاتك.

السعر 

ClickUp لديها ثلاث خيارات:

1. النسخة المجانية: عدد غير محدود من المشاريع والمستخدمين بمساحة تخزين سحابية تبلغ 100 ميجابايت.
2. النسخة الغير محدودة: 5 دولارات شهريًا لكل مستخدم ويتم دفع الفواتير سنويًا، مع عدد غير محدود من المشاريع والمستخدمين وعدد غير محدود من عمليات الدمج، وإعداد التقارير المتقدمة.
3. النسخة التجارية: 9 دولارات شهريًا لكل مستخدم، يتم دفع الفواتير سنويًا، بالإضافة إلى مشاريع وميزات مستخدمين غير محدودة، مع مصادقة ثنائية بالإضافة إلى Google SSO. كما تقدم ClickUp أيضًا نسخة تجريبية مجانية لخططها التجارية غير المحدودة.
   
   

Wrike

هو تطبيق ويب لإدارة المشاريع حائز على العديد من الجوائز. على عكس معظم برامج إدارة المشاريع في هذه القائمة، ونتيجة لذلك، يعد هذا أمرًا رائعًا للفرق الأكبر حجمًا والشركات الضخمة. ومع ذلك مثل أي شيء مخصص للمهام الصعبة، يمكن أن يغيب عن بالنا ما يعنيه القيام بالمهام السهلة أو البسيطة!

فيما يلي بعض الميزات التي تساعدك على تحقيق النجاح في جميع مشاريعك:

- عرض ثلاثي الأجزاء حيث يحتوي Wrike على واجهة ثلاثية الأبعاد هدفها إمكانية الوصول ومتابعة الإنتاجية.

الجزء الأيمن: يحتوي على التسلسل الهرمي للمشروع، ويستخدم لتحرير المهام الفرعية وضبطها.

الجزء الأوسط: يحتوي على كافة قوائم المهام الحالية للمشروع.

الجزء الأيسر: يحتوي على معلومات مفصلة حول كل مهمة من مهامك الحالية.

تسهل هذه الواجهة إدارة كل شيء داخل مساحة عمل واحدة. يمكنك مراقبة تقدم كل مهمة، والتواصل مع كل أفراد الفريق.

- التحليلات: لدى Wrike تحليلات قوية تفصيلية، لمنح مديري المشاريع رؤى تفصيلية حول مشروعهم وفريقهم. فيما يلي اثنان من أكثر تقارير التحليلات شيوعًا: التقرير العام يحلل بيانات المهام من مشاريعك عبر ثماني فئات مختلفة، كما أنه مفيد لتتبع النفقات وحساب إدارة الموارد المستقبلية. مخطط الأداء: تمثيل رسومي لتقدم مشروعك بمرور الوقت.

مميزات Wrike

• الكثير من الميزات المضمنة مثل تتبع الوقت ومشاركة الملفات السريعة.
• تقارير مفصلة ورؤى لحساب التسليمات.

سلبيات Wrike  

• تطبيقات الهاتف المحمول تفتقر إلى الوظائف
• ليست سهلة الاستخدام، خاصة للمبتدئين

السعر

لدى Wrike ثلاث أنواع للاختيار من بينها:

1. النسخة المجانية: لفريق مكون من خمس أعضاء كحد أقصى لإدارة مشروع بسيط.
2. النسخة الاحترافية: 9.80 دولارًا أمريكيًا في الشهر لكل مستخدم، وذلك لفريق يصل عدد أعضاءه إلى 15 عضوًا بميزات متقدمة.
3. نسخة متعددة الأعمال: 24.80 دولارًا في الشهر لكل مستخدم، لفريق يصل إلى 200 عضو.

Asana 

هي أداة ديناميكية لإدارة المشاريع تستخدمها الشركات في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك، فإنه يحتوي على بعض المراوغات التي يمكن أن تضغط عليك. فيما يلي بعض الميزات لأداة إدارة المشروع هذه التي تمنح مديري المشاريع راحة البال:

واجهة المستخدم

واحدة من أفضل الأشياء في Asana هي واجهة المستخدم البديهية كما إنه بسيط وسهل الاستخدام. تحصل على قدر كبير من المرونة في كيفية ظهورها ويمكنك تحريك قائمة المهام الخاصة بك بسهولة بالغة. يمكنك أيضًا الوصول إلى موجز النشاط على لوحة المعلومات الخاصة بك لمواكبة ما ينوي أعضاء فريقك القيام به. هذا يجعله حلاً رائعًا لإدارة المشاريع البسيطة.

الجدول الزمني للمشروع 

ميزة الجدول الزمني المرئي لمشروع Asana أنه يسلط الضوء على تواريخ الانتهاء من المهمة، وملاحظة التقدم بمرور الوقت. ومع ذلك، إذا كنت تبحث عن مخطط جانت الحقيقي، فسوف تحتاج إلى برنامج مخطط جانت منفصل. يمكنك الحصول على عرض تفصيلي لمشروعك باستخدام هذا الجدول الزمني المرئي للمشروع ويمكنك إجراء تعديلات على الجدولة بسهولة.

يمكن أن تتكامل Asana مع الكثير من التطبيقات لتصبح مركزًا لجميع أنشطة عملك. فيما يلي بعض التطبيقات الشائعة التي يمكن أن تتكامل معها:

• Slack: للتواصل السريع مع الفريق
• Outplanr: لتتبع الوقت وقوائم المهام
• تقويم Google: لإدارة جداول نشاطك
• Dropbox: لمشاركة الملفات بسهولة
• Unito: لتكامل مع أدوات تعاون الفريق الأخرى مثل Basecamp و Wrike و Trello

إيجابيات Asana 

• الجداول الزمنية للمشروع لإدارة سير العمل البسيطة
• أطنان من عمليات الدمج المفيدة
• وظيفة السحب والإفلات لإدارة المهام

سلبيات Asana 

• ميزات محدودة في الإصدار المجاني
• سيجد أعضاء فريق المشروع صعوبة في التعاون على خطة
• غير مخصص لإدارة المشاريع الثقيلة

السعر 

لدى Asana عدة أنواع للاختيار من بينها

1. البديل المجاني الأساسي.
2. النسخة المميزة: 13.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم، إذا كان لديك فريق صغير.
3. النسخة التجارية: 30.49 دولارًا أمريكيًا في الشهر لكل مستخدم، وتحتوي على العديد من الميزات.

Trello 

بالمقارنة مع الأداة السابقة Asana، يعد Trello أداة بسيطة لإدارة المشاريع. يشتهر Trello ببطاقاته المميزة، ويعمل مثل الملاحظات اللاصقة. كما أنه يحتوي على أداتين تسهل طريقة استخدامه لإدارة المشاريع.

أداة بسيطة لإدارة المهام

يقوم Trello بتعيين "لوحة" لكل مهمة. يمكن لمدير المشروع الوصول إلى هذه اللوحات من لوحة القيادة وإجراء أي تغييرات يريدها. يمكنهم إضافة علامات وحقول مخصصة وأولويات، كل ذلك بنقرة واحدة.

وظيفة السحب والإفلات

يتيح لك Trello سحب المهام وإفلاتها حول لوحة القيادة. هذا يجعل إعادة الجدولة وتحرير المهام والمشاريع أمرًا سهلاً. وتعد Power-Ups هي ميزات Trello الحقيقية. يمكن تعيين قوة متابعة لكل مهمة داخل المشروع بناءً على ما هو مطلوب. معظم عمليات التقوية هذه مجانية ولديها ترقيات مدفوعة. كما تتضمن بعض عمليات القوة هذه ميزات مثل عروض التقويم، وتكامل Google Drive، ومشاركة الملفات السريعة. تعد ميزة "الخادم الشخصي" الأكثر شيوعًا في Trello التي تتيح لها أتمتة مجموعة محددة مسبقًا من المهام.

إيجابيات Trello 

• واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام.
• سهولة إدارة المهام والجدولة.

سلبيات Trello 

• لا توجد طرق عرض بخلاف طرق عرض كانبان.
• لا توجد ميزات إعداد التقارير.
• لا يمكن إدارة المشاريع المعقدة.
• يعتمد على عمليات التكامل الخارجية للوظائف.
• لا توجد ميزات متقدمة مثل الخرائط الذهنية الأصلية والمستندات ومخططات جانت.

السعر

1. نسخة مجانية للفرق الصغيرة
2. نسخة تجارية: 9.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا لكل مستخدم، يتم إصدار فاتورة به سنويًا، للفرق متوسطة الحجم.

الميزات المفقودة

• لا توجد قائمة المهام أو عرض مربع. أنت عالق في عرض لوحة كانبان.
• لا يمكن إضافة العديد من المعينين إلى المشروع.
• لا توجد قدرات ويكي مدمجة.
• لا يمكن تعيين تعليقات لأعضاء الفريق.
• لا توجد جداول بيانات أصلية.

اقرأ أيضًا: العمل عن بعد: كيف تستعد للمستقبل؟

Workzone 

هو برنامج مستند إلى الويب تم تجربته واختباره، تم إنشائه منذ عام 2000. ولكن هذا لا يعني أنه غير مطور أو عفى عليه الزمن وبالتأكيد، إنه ليس أفضل تطبيق لإدارة المشاريع في هذه القائمة، لكن أعتقد أن الجميع قد يحتاج إليه بين الحين والآخر.

يمكنك Workzone من الوصول إلى جميع مشاريعك من لوحة معلومات مشروعك، حيث يمكنك بسهولة التحقق من حالتها. افتح أي مشروع، وسترى على الفور المهام الفرعية وتواريخ الاستحقاق والمكلفين المعنيين بكل مهمة بكل سهولة وبساطة وذلك ربما هو ميزته الوحيدة.

أيضًا سوف تحصل على إشعارات مفيدة عندما تقترب المواعيد النهائية للبقاء مطلعًا على كل شيء. كما يتيح Workzone لأعضاء فريق المشروع الخاص بك التعاون بسهولة عبر قسم التعليقات الموجود أسفل كل مهمة.

يضمن ذلك ترتيب جميع محادثاتك بدقة ووضعها في أماكن محددة لتكون فيها أكثر صلة. يمنحك Workzone تقارير مفصلة حول مجموعة متنوعة من الموضوعات:

• تقارير عن العروض الفردية
• حالات التقدم لمشاريعك
• تقارير إدارة الوقت.
• يمكنك تخصيص كل تقرير أيضا. يمكنك عرضها كمخطط شريطي كلاسيكي أو مخطط دائري أو كجدول. يمنحك هذا المعلومات التي تحتاجها بالطريقة التي تريدها.

إيجابيات Workzone 

• إدارة المشروع مباشرة.
• قوائم مهام قوية.
• قدرات جيدة لإعداد التقارير.

سلبيات Workzone 

• تطبيقات الهاتف المحمول بحاجة للعمل.
• يفتقر إلى ميزات مثل التعليقات المخصصة ووجهات النظر المتعددة.
• واجهة المستخدم مؤرخة.

الميزات المفقودة

• لا يوجد نسخة مجانية.
• لا يمكن تعيين تعليقات لأعضاء الفريق.
• لا يمكن إضافة تعليقات مترابطة إلى مساحات العمل.

بهذا نكون تعرفنا إلى أفضل 5 أدوات لإدارة المشاريع التي تصلح لتنظيم العملية الإدارية لأي من المشاريع الكبيرة أو الصغيرة بمشاركة فريق العمل بمختلف أقسامه.